A - Wydział Administracyjny.
Zadania:
w zakresie spraw administracyjnych:prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w artykuły biurowe oraz sprzęt teleinformatyczny; zakupem usług pocztowych; zamawianiem, ewidencjonowaniem oraz likwidacją pieczątek i pieczęci urzędowych;
zapewnieniem łączności w obiektach urzędu;
obsługą techniczno-administracyjną spotkań organizowanych w sali narad, w tym zapewnienie obsługi informatycznej podczas sesji rady;
prowadzenie biura rzeczy znalezionych oraz postępowań w tym zakresie;
prenumerata prasy; zakup literatury fachowej i innych wydawnictw, prowadzenie ewidencji zakupionych wydawnictw i wydawanie ich do użytku pracownikom;
prowadzenie tablicy ogłoszeń;
gospodarowanie taborem samochodów służbowych, ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców;
prowadzenie spraw socjalnych pracowników;
realizacja zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów samorządowych;w zakresie biura podawczego:prowadzenie i obsługa biura podawczego;
obsługa elektronicznej skrzynki podawczej;
przyjmowanie korespondencji, w tym: faksów, ofert przetargowych i konkursowych;
rejestracja korespondencji wpływającej w systemie informatycznym;
dokonywanie rozdziału korespondencji oraz przekazywanie jej do dekretacji właściwym osobom i organom;
wysyłanie pism urzędowych, w tym prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących;
doręczanie przesyłek adresatom miejscowym;
obsługa centrali telefonicznej;w zakresie archiwum zakładowego:prowadzenie i obsługa archiwum zakładowego;
przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;
przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, prowadzenie skontrum dokumentacji;
porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt;w zakresie administrowania nieruchomością urzędu oraz gospodarki środkami rzeczowymi:prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem i oddawaniem w najem własnych obiektów i pomieszczeń;
dokonywanie przeglądów technicznych;
prowadzenie wykazu obiektów i pomieszczeń (książki obiektów, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej, dokumentacji przeglądów technicznych);
prowadzenie spraw związanych z konserwacją i remontem budynków i urządzeń technicznych w tych budynkach;
przygotowywanie i zapewnienie w części merytorycznej dokumentacji niezbędnej do udzielania zamówień publicznych na usługi związane z konserwacją i remontami obiektów;
przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji umów (zleceń, zamówień, fakturowania) w zakresie obsługi budynków, w tym dostawy mediów komunalnych;
zapewnienie utrzymania porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów, w tym pielęgnacja zieleni;
prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem dostępu do pomieszczeń oraz mienia urzędu;
współpraca z inspektorem do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie zapewnienia przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego;
zaopatrzenie techniczne na cele wyposażenia budynku oraz gospodarowanie składnikami rzeczowymi majątku ruchomego i prowadzenie jego ewidencji;w zakresie spraw związanych z mieniem powiatu:prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, przekazywaniem lub likwidacją zbędnych składników majątku ruchomego znajdującego się w urzędzie i nieruchomościach nieprzekazanych w trwały zarząd innym jednostkom organizacyjnym;w zakresie informatyki:administrowanie systemami informatycznymi, archiwizowanie danych oraz kontrola legalności systemów;
prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania;
administrowanie lokalną siecią komputerową;
administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów;
administrowanie stroną www powiatu przy współpracy z Głównym specjalistą ds. Komunikacji Medialnej;
koordynowanie prac związanych z e-administracją, wdrażanie nowych e-usług w tym kart usług;
serwisowanie sprzętu komputerowego;
zapewnienie niezbędnych dla pracy urzędu usług teleinformatycznych oraz zarządzanie infrastrukturą techniczną w tym zakresie;
nadzór nad wdrażaniem i eksploatacją systemów teleinformatycznych i oprogramowania;
wykonywanie prac związanych z bieżącą obsługą systemów teleinformatycznych, w tym tworzenie kopii bezpieczeństwa, archiwizowanie baz danych, profilaktyka antywirusowa;
udzielanie instruktażu z systemów teleinformatycznych używanych w urzędzie oraz nadzorowanie poprawności obsługi sprzętu elektronicznego;
zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych;
współpraca z Inspektorem Ochrony Danych przy realizacji polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemach teleinformatycznych;
przygotowywanie dokumentacji na dostawy i usługi w zakresie informatyzacji;
utrzymanie infrastruktury oraz nadzorowanie ciągłości dostarczania usług zewnętrznych w zakresie usług teleinformatycznych;
przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do systemów informatycznych;
prowadzenie BIP przy współpracy z komórkami organizacyjnymi.
