bip.jaroslawski.pl

Zadania:

w zakresie spraw administracyjno - organizacyjnych:

• zapewnienie warunków organizacyjnych, technicznych i materialnych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania urzędu, w tym prowadzenie tablicy ogłoszeń,
• organizacja i realizacja zaopatrzenia urzędu w materiały biurowe, wyposażenie oraz usługi o charakterze administracyjno-technicznym,
• koordynacja obsługi kancelaryjnej urzędu oraz zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów,
• organizacja obsługi logistycznej urzędu, w tym zapewnienie zaplecza technicznego dla narad, posiedzeń i wydarzeń organizowanych w sali narad urzędu,
• przygotowywanie i realizacja zamówień oraz nadzór nad wykonaniem umów w zakresie spraw administracyjno-technicznych, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi urzędu,
• współpraca z komórkami właściwymi w sprawach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w zakresie zapewnienia odpowiednich warunków pracy w urzędzie,
• prowadzenie biura rzeczy znalezionych;
• gospodarowanie taborem samochodów służbowych, w tym ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców, prowadzenie spraw socjalnych pracowników,
• realizacja zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów samorządowych;

w zakresie archiwum zakładowego:

• prowadzenie archiwum zakładowego urzędu oraz zapewnienie właściwego gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczenia dokumentacji wytwarzanej przez urząd,
• przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych, jej porządkowanie oraz prowadzenie ewidencji zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi,
• udostępnianie dokumentacji archiwalnej, realizacja kwerend archiwalnych oraz obsługa wycofywania dokumentacji w przypadku wznowienia spraw,
• organizowanie i przeprowadzanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w tym udział w pracach komisji brakowania oraz przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego Archiwum Państwowego,
• sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w komórkach organizacyjnych urzędu,
• sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego oraz stanu dokumentacji;

w zakresie administrowania obiektami i mieniem użytkowanym przez urząd:

• gospodarowanie powierzchnią użytkową,
• nadzór nad utrzymaniem technicznym budynków,
• prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem i oddawaniem w najem własnych obiektów i pomieszczeń,
• zapewnienie utrzymania porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów, w tym pielęgnacja zieleni,
• prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem dostępu do pomieszczeń oraz mienia urzędu;

w zakresie spraw związanych z mieniem powiatu:

• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
• prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, przekazywaniem lub likwidacją zbędnych składników majątku ruchomego znajdującego się w urzędzie i nieruchomościach nieprzekazanych w trwały zarząd innym jednostkom organizacyjnym.