bip.jaroslawski.pl

Zadania:

w zakresie spraw administracyjnych:

• prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w artykuły biurowe oraz sprzęt teleinformatyczny; zakupem usług pocztowych; zamawianiem, ewidencjonowaniem oraz likwidacją pieczątek i pieczęci urzędowych;
• zapewnieniem łączności w obiektach urzędu;
• obsługą techniczno-administracyjną spotkań organizowanych w sali narad, w tym zapewnienie obsługi informatycznej podczas sesji rady;
• prowadzenie biura rzeczy znalezionych oraz postępowań w tym zakresie;
• prenumerata prasy; zakup literatury fachowej i innych wydawnictw, prowadzenie ewidencji zakupionych wydawnictw i wydawanie ich do użytku pracownikom;
• prowadzenie tablicy ogłoszeń;
• gospodarowanie taborem samochodów służbowych, ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców;
• prowadzenie spraw socjalnych pracowników;
• realizacja zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów samorządowych;

w zakresie sekretariatu:

• prowadzenie i obsługa sekretariatu starosty i wicestarosty;
• prowadzenie książki kontroli zewnętrznych;
• wystawanie delegacji służbowych pracownikom oraz prowadzenie rejestru wydanych delegacji;
• prowadzenie ewidencji przyjęć klientów przez starostę i wicestarostę;

w zakresie biura podawczego:

• prowadzenie i obsługa biura podawczego;
• obsługa elektronicznej skrzynki podawczej;
• przyjmowanie korespondencji, w tym: faksów, ofert przetargowych i konkursowych;
• rejestracja korespondencji wpływającej w systemie informatycznym;
• dokonywanie rozdziału korespondencji oraz przekazywanie jej do dekretacji właściwym osobom i organom;
• wysyłanie pism urzędowych, w tym prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących;
• doręczanie przesyłek adresatom miejscowym;
• obsługa centrali telefonicznej;

w zakresie archiwum zakładowego:

• prowadzenie i obsługa archiwum zakładowego;
• przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;
• przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, prowadzenie skontrum dokumentacji;
• porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
• przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
• przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
• sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
• sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt;

w zakresie administrowania nieruchomością urzędu oraz gospodarki środkami rzeczowymi:

• prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem i oddawaniem w najem własnych obiektów i pomieszczeń;
• dokonywanie przeglądów technicznych;
• prowadzenie wykazu obiektów i pomieszczeń (książki obiektów, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji technicznej, dokumentacji przeglądów technicznych);
• prowadzenie spraw związanych z konserwacją i remontem budynków i urządzeń technicznych w tych budynkach;
• przygotowywanie i zapewnienie w części merytorycznej dokumentacji niezbędnej do udzielania zamówień publicznych na usługi związane z konserwacją i remontami obiektów;
• przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji umów (zleceń, zamówień, fakturowania) w zakresie obsługi budynków, w tym dostawy mediów komunalnych;
• zapewnienie utrzymania porządku i czystości wewnątrz i na zewnątrz obiektów, w tym pielęgnacja zieleni;
• prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem dostępu do pomieszczeń oraz mienia urzędu;
• współpraca z inspektorem do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie zapewnienia przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego;
• zaopatrzenie techniczne na cele wyposażenia budynku oraz gospodarowanie składnikami rzeczowymi majątku ruchomego i prowadzenie jego ewidencji;

w zakresie spraw związanych z mieniem powiatu:

• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
• prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, przekazywaniem lub likwidacją zbędnych składników majątku ruchomego znajdującego się w urzędzie i nieruchomościach nieprzekazanych w trwały zarząd innym jednostkom organizacyjnym;

w zakresie informatyki:

• administrowanie systemami informatycznymi, archiwizowanie danych oraz kontrola legalności systemów;
• prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania;
• administrowanie lokalną siecią komputerową;
• administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów;
• administrowanie stroną www powiatu przy współpracy z Głównym specjalistą ds. Komunikacji Medialnej;
• koordynowanie prac związanych z e-administracją, wdrażanie nowych e-usług w tym kart usług;
• serwisowanie sprzętu komputerowego;
• zapewnienie niezbędnych dla pracy urzędu usług teleinformatycznych oraz zarządzanie infrastrukturą techniczną w tym zakresie;
• nadzór nad wdrażaniem i eksploatacją systemów teleinformatycznych i oprogramowania;
• wykonywanie prac związanych z bieżącą obsługą systemów teleinformatycznych, w tym tworzenie kopii bezpieczeństwa, archiwizowanie baz danych, profilaktyka antywirusowa;
• udzielanie instruktażu z systemów teleinformatycznych używanych w urzędzie oraz nadzorowanie poprawności obsługi sprzętu elektronicznego;
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych;
• współpraca z Inspektorem Ochrony Danych przy realizacji polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemach teleinformatycznych;
• przygotowywanie dokumentacji na dostawy i usługi w zakresie informatyzacji;
• utrzymanie infrastruktury oraz nadzorowanie ciągłości dostarczania usług zewnętrznych w zakresie usług teleinformatycznych;
• przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do systemów informatycznych;
• prowadzenie BIP przy współpracy z komórkami organizacyjnymi.